Як робити справи швидше: 10 порад та 5 працюючих технік

Мрії про повноцінне життя вщент розбиваються про щоденні турботи. Список справ здається нескінченним, а так хочеться спокійно повечеряти з сім'єю, посидіти з друзями за чашкою кави, вирватися на природу або сходити в театр. Нам ніколи жити. Весь час йде на вирішення проблем. Як тільки справляємося з одним завданням, з'ясовується, що вже час розібратися з наступною. Є дивовижні люди, яким вдається на все знаходити час і сили. Вони знають, як робити справи швидше і якісніше, все встигати. Давайте у них навчатися.

1. Контролюйте головних пожирачів вашого часу
2. 10 корисних порад, як робити справи швидше
3. 5 технік для підвищення продуктивності та ефективності
4. Головне про збільшення швидкості та продуктивності роботи

Контролюйте головних пожирачів вашого часу

Є тільки один підхід, який дозволить все встигати на роботі, нормально відпочивати і забути про хронічний стресі. Це підвищення продуктивності. Доведеться навчитися вирішувати більше завдань за одиницю часу. Перше, що потрібно зробити,  — знайти і знищити ваших головних пожирачів часу. У кожного вони свої, але є цілий список загальних:

• відсутність почуття часу;

• невміння відмовляти іншим;

• безлад;

• безглузді телефонні розмови та листування;

• занадто часта перевірка пошти;

• зависання в соцмережах, на форумах та інші інтернет-розваги;

• нестача корисної інформації та надлишок непотрібної.

Визначте свій список пожирачів часу і візьміть їх під контроль, інакше будь-які поради щодо підвищення продуктивності виявляться просто безглуздими. Поглинаючи інформацію з соцмереж і блогів, ви забудете про ту, яка по-справжньому цінна. Витрачаючи час на порожнє спілкування, ви втомитеся і вже не зможете ефективно вести переговори з партнерами або начальством.

Встановіть персональні фільтри і пропустіть через них все, що забирає час. Відсікайте пожирателів.

10 корисних порад, як робити справи швидше

Є маса рекомендацій, як робити все швидко і якісно. Ми вибрали найдієвіші методи і пропонуємо їх:

1. Плануйте справи. Бізнес-тренери запевняють, що хвилини, витрачені на ретельне планування, бережуть години робочого часу. Не полінуйтеся записати всі справи, розділивши їх на строкові та важливі.

2. Розбивайте великі завдання на етапи. Не намагайтеся охопити неосяжне. Крім стресу і розчарування, ви нічого не отримаєте. Діліть справи на складові та планомірно виконуйте пункт за пунктом.

3. Скорочуйте та відсікайте. Ваша головна мета — зробити список справ коротким, простим і зрозумілим. Якщо є термінові, але важливі справи, доручіть їх іншим і викресліть з списку.

4. Вказуйте терміни. Доведено, що чим менше часу люди виділяють собі на виконання завдань, тим швидше справляються. Головне, не впадайте в крайності і ставте реальні терміни.

5. Будьте на позитиві. Гарний настрій — запорука ефективної роботи. Знайдіть свої способи радіти життю і мотивувати себе щодня.

6. Не розгойдуйтесь, але і не поспішайте. Почати — найскладніше. Забороніть собі дії, що розгойдують, до яких звикли (пити каву перед складанням звіту, розкладати пасьянс перед написанням ділового листа і т.п.). Робіть все неспішно, але без зайвих зупинок.

7. Відпочивайте. Втома в рази знижує продуктивність, тому обов'язково плануйте відпочинок протягом дня і повноцінно висипайтеся вночі.

8. Звикніть до самодисципліни. Примушуйте себе закінчити почате, як би не хотілося перерватися. Якщо відволікаєтеся, потрібен час, щоб повернути концентрацію уваги.

9. Зазначте досягнення. Закінчивши завдання, похваліть себе і нагородіть відпочинком, чимось приємним.

10. Будьте активними. Якщо бачите, що в якійсь сфері назрівають проблеми, розберіться в ситуації та зробіть все необхідне, щоб запобігти майбутньому авралу.

Читайте також: 11 найцінніших навичок, які потрібно розвинути, щоб досягти успіху в бізнесі

Слідкуйте порадам без фанатизму. Враховуйте індивідуальні особливості та вивчайте їх планувати. Якщо ви професійний прокрастинатор, можете навіть вписати звичну прокрастинацію в робочий графік. Просто виділіть для неї певний час, а  «година Ч» повертайтеся до дисципліни.

5 технік для підвищення продуктивності та ефективності

Контроль та самодисципліна — це складно. Але багато людей до вас стикалися з такими труднощами і успішно впоралися. Вони поділилися своїм досвідом і техніками, які допомогли виробити звичку до самодисципліни. Ми зібрали для вас найефективніші. Ознайомтеся з методиками і виберіть потрібні для вас.

1. Правило трьох найважливіших справ

При складанні плану першими ставте 3 найважливіших завдання, виконання яких принесе найбільшу користь для вашої справи. Решта потім. Нехай ваш ранок починається з 3 головних речей за день. Коли основне буде виконано, стане легше працювати, адже не доведеться нічого відкладати. А якщо нагряне прокрастинація, вона завдасть мінімальної шкоди.

2. Правила кількох хвилин: виконуйте все швидше

Як робити все швидше і не відкладати на потім? Існують правила 2, 5, 10 хвилин. Кожне з них допоможе оперативно справлятися з завданнями:

• Правило 2 хвилин. Привчіть себе відразу виконувати всі операції, які займають 2 хвилини. За цей час можна скласти папери на столі, відповісти на лист, видалити непотрібні файли.

• Правило 5 хвилин. Якщо є завдання, на виконання якого вистачить 5 хвилин, умовите себе зробити справу і лише потім відпочити.

• Правило 10 хвилин. Перед вами величезне завдання, яке ви навіть боїтеся починати вирішувати? Примусьте себе займатися нею рівно 10 хвилин, не відволікаючись. Потім відпочиньте і поверніться до справи. Розпочату роботу набагато легше закінчити.

Читайте також: Як змусити себе робити те, що не хочеться

3. Правило Сейнфелда: майстерність — це щоденна праця

Єдиний спосіб стати майстром у своїй справі, робити все швидко і якісно, ​​mdash; постійно вдосконалюватись. Чи є вільна хвилина? Приділіть її самоосвіті. Вивчайте все, що стосується вашої галузі, піднімайте свій рівень. Цьому не гріх присвятити півгодини навіть у свято або вихідний. Ваше серце працює без перерв. Ви також можете.

4. Автоматизація та оптимізація процесів для зручності та швидкості

Необов'язково виконувати все вручну. Постійно з'являються нові пристрої та програми, які дозволяють гранично скоротити час виконання багатьох завдань. Користуйтеся тим, що винайшли інші люди для вашої зручності, але уникайте непотрібного.

5. Pomodoro — інтервальний спосіб вирішення завдань

Розбийте час, необхідний для виконання справи, на інтервали: 25 хвилин роботи, 5 хвилин перерви. Встановіть таймер і змусіть себе невідривно працювати над завданням рівно 25 хвилин, а потім відпочиньте і 5 хвилин до неї не повертайтеся. Повторюйте цикли, поки не впораєтеся. «Помідорна» техніка в рази підвищує продуктивність.

Читайте також: 7 порад, як все встигати: технологія Getting Things Done

Головне про збільшення швидкості та продуктивності роботи

Отже, що допомагає швидше справлятися зі справами? Основні методи:

• контроль пожирачів часу;

• грамотне планування та розстановка пріоритетів;

• делегування найменш важливих завдань іншим;

• 3 найважливіших справ з ранку;

• виконання дрібних завдань за 2-5 хвилин;

• робота над великим завданням протягом 10 хвилин;

• чергування роботи з відпочинком по часі;

• автоматизація та оптимізація процесів.

Все не так вже й складно. Дотримуючись простих правил, ви досягнете надефективності в роботі. При цьому у вас само собою з'явиться час для сім'ї, дітей, подорожей і розваг.

Читайте також: Багатозадачність: як не зійти з розуму і насолоджуватися життям

Вам може бути цікаво: Як працювати з вадами своєї зовнішності? Дивіться відео!