5 порад, як правильно розподілити час, щоб все встигнути

Психологи стверджують: люди відчувають задоволення від виконаної роботи, коли бачать її реальні результати. Але як бути, якщо Ви не дроворуб і розпилювання дерев явно не входить до ваших службових обов'язків? Однак вони передбачає виконання тих монотонних зобов'язань, які врешті-решт складаються в гарний проект.

Але часом завершення його перетворюється на аврал. Виною тому «чорні» дірки, в які витікає безцінний годинник. Щоб не допустити їх, вчимося, як правильно розподілити час, щоб завжди все встигати.

Планування часу: суворо за внутрішнім годинником

Рада №1. Вам лист, танцюйте! Найбільше відволікають сигнали отримання електронних листів. Причому обсяг важливих повідомлень не перевищує трохи більше 20%. Все інше, як правило, складають рекламні оголошення або листи, які нічого не значать.

Щоб не витрачати час марно, перевіряйте електронну пошту вранці, після обіду та перед тим, як залишити роботу.
Не розбирайте листи, коли найбільш плідно працюєте. «Жаворонків» — вранці, «совам» — вечорам.
Для особливо важливих партнерів та клієнтів заведіть окрему електронну адресу. Туди надходитиме першорядна інформація, на пошуки якої не доведеться піднімати всю пошту.

Рада №2. Зв'яжіться вчасно. Чим протягом дня відволікатися на телефонні дзвінки, краще приділіть їм одну годину та зробіть усі необхідні дзвінки.

Перш ніж взятися за телефон, подумайте, що важливіше: . справа, якою Ви зайняті, або дзвінок.

Вмійте витрачати час на себе: відпочинок — строго за графіком

Рада № 3. Творчий безлад на столі. Наша підсвідомість може пам'ятати про величезну кількість справ, а ось у свідомості стояти на черзі можуть два-три, не більше. Відповідно, стільки і предметів має стояти на робочому столі: комп'ютер, як головний елемент і кілька супутніх — папка з бізнес паперу, калькулятор, телефон. Сімейним фотографіям, кавовим чашкам та сувенірам — місце на периферії столу, як і відпрацьованим документам.

Творчий безлад під рукою, коли при цьому вдається в потрібну хвилину знайти необхідний документ, економічно виправданий: він дозволяє економити 20% робочого часу.

Рада № 4. Припиніть розмовники! Пропозиція колеги попити каву або видалити на пару хвилин у курилку, звучить спокусливо. Але у Вас запарку, а кривдити зовсім не хочеться. У такому разі спробуйте техніку червоного прапорця. Договоріться, що, якщо у вас на столі стоїть червоний прапорець (або будь-який інший предмет), найближчим часом Вас турбувати не можна.

Якщо зупиняють розмовляти — не приймайте запрошення сісти поряд, розмова затягнеться.
Носіть папку з паперами — це дасть зрозуміти, що у вас кожна хвилина на рахунку.

Рада № 5. Велика зміна. Шкільний урок триває 45 хв, а студенти роблять перерву кожні півтори години. В ідеалі, щогодини слід відволікатися від роботи на 5 хв. Не бійтеся цей час витратити ні на що він з лишком окупиться, коли повернетесь до справ з подвійною енергією. Щоправда, за умови, що на цей час зможете. максимально переключити свою увагу і не прокручуватимете в голові виробничі проблеми.